Составление и оформление распорядительных документов: приказов, распоряжений, постановлений, указаний.

Видами распорядительных документов профсоюзной организации являются постановления, решения, приказы, распоряжения, указания.

Все распорядительные документы должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы организационно-распорядительной документации». Распорядительные документы издаются на основе или во исполнение законов, постановлений и распоряжений вышестоящих органов или в пределах полномочий и компетенции председателя профсоюзной и для выполнения задач, возложенных на профсоюзную организацию.

Подготовка распорядительных документов сложный процесс. Она может быть поручена одному из должностных лиц или рабочей группе, комиссии профсоюзного комитета.

Подготовка распорядительных документов может включать следующие стадии:

• Изучение существа вопроса;
• Подготовка проекта распорядительного документа;
• Согласование документа;
• Подписание документа.

Для постановлений и решений коллегиального органа (профсоюзного комитета, президиума) добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

1 Постановление

Постановление – нормативный акт, принимаемый коллегиальным органом для решения важнейших вопросов деятельности профсоюзной организации.

Постановления оформляются как правило на бланках и имеют следующие реквизиты: название органа управления, вид документа, дату принятия, место его издания, заголовок к тексту. В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа «постановляет», «решил». Слова «постановляет», «постановил», «решает», «решил» печатаются прописными буквами или строчными в разрядку, т.е. они зрительно выделяются и этим отделяют констатирующую часть документа от распорядительной.

Текст постановления состоит из двух частей: констатирующей и постановляющей. В констатирующей части указывают причины издания и цели, которые должны быть достигнуты при его выполнении. Если постановление издаётся на основании распорядительного документа вышестоящего органа управления, то в констатирующей части даётся ссылка на него.

Распорядительная часть постановления начинается с наименования органа, его принимающего. Распорядительная часть, как правило, состоит из нескольких пунктов, в каждом из которых указывается исполнитель – должностное лицо, комиссия, предписываемое действие и срок исполнения. В последнем пункте постановления называют лицо, на которое возлагается контроль за исполнением. Постановления и решения имеют две подписи – председателя и секретаря коллегиального органа.

Например:

ГОСТ Р. 6.30 — 2003

2 Приказ

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем для решения оперативных организационных, кадровых и других вопросов внутренней работы в пределах своей компетенции.

Приказ оформляется на бланке профсоюзной организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, текст, подпись.

Приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем, если в тексте не указано другого срока.

По назначению приказы делятся на:

• приказы по основной деятельности;
• по личному составу.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части отражаются цели и задачи предписанных действий, причины издания приказа, даётся ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.

Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения.

Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «приказываю», которое печатается прописными буквами и ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. В каждом пункте указываются исполнитель (комиссия, должностное лицо) предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже. Можно указать и обобщённо, например: председателям профсоюзных организаций.

Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределённой форме – «подготовить», «организовать», «обеспечить», «разработать» и другие.

Например:

Заголовок приказа должен быть сформулирован чётко, кратко, выражать основное содержание документа и отвечать на вопрос «О чём?». Заголовок может занимать не более 5 строк, печатается у левого поля, через 1 интервал.

Регистрация приказов – это присвоение порядковых номеров в пределах календарного года.

Приказы по личному составу оформляются на основе унифицированных форм первичной учётной документации по учёту труда и его оплаты, утверждённых Постановлением Госкомстата России от 05 января 2004 года № 1 и Трудовым кодексом РФ. Приказы по личному составу являются основанием для внесения записей в трудовые книжки, личные карточки по учёту кадров, наградные и другие документы и хранятся в течение 75 лет.

3 Распоряжение

Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый председателем профсоюзной организации или заместителем, на отдельные работы, мероприятия. В правовом отношении распоряжение и приказ равноценны. Разница между ними в том, что приказы принимаются по общим вопросам, а распоряжение – по частным.

Поэтому по составу реквизитов и их расположению распоряжение не отличается от приказа, однако часто не содержит констатирующей части. Текст распорядительной части начинается со слов «предлагаю» или «обязываю».

Например :

4 Указание

Указание – правовой акт, издаваемый председателем или заместителем председателя профсоюзной организации по вопросам информационно-методического характера, по вопросам исполнения приказов, положений, инструкций.

Указание по составу реквизитов не отличается от приказа, а его распорядительная часть начинается со слова «предлагаю», «считаю необходимым», «рекомендую».

Например:

Если информация оказалось полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Руководство каким-либо процессом, в котором задействовано множество исполнителей, эффективнее всего осуществлять при помощи приказов. Именно так организована работа крупных предприятий, где руководитель издает приказы, позволяющие координировать ведение хозяйственной деятельности организации. Издание приказа может касаться абсолютно любой сферы деятельности, включая работу с персоналом, клиентами и т.д. Приказы становятся основным мотивом к действию, задачей для подчиненных, поэтому для оформления таких документов важно применять максимально чёткую и понятную структуру. Как правильно составлять приказы?

Написание приказа

Как правильно написать приказ: образец

Приказы — распорядительные документы, издаваемые руководителем компании в рамках его полномочий и обязательные для исполнения подчиненными. В акционерных обществах должностным лицом, уполномоченным их издавать, считается генеральный директор, в медицинских учреждениях — главврач, на предприятиях — директор и т. д. Законную силу имеют только правильно оформленные распорядительные документы, содержащие все необходимые реквизиты и заверенные в надлежащем порядке.

Приказ — самый распространенный тип распорядительной документации. Они регулярно издаются даже в сравнительно небольшой компании, штат которой ограничен парой десятков сотрудников; с их помощью руководство решает текущие или стратегически значимые задачи — производственные, административные, хозяйственные или кадровые.

Даже если у приказа нет установленной формы, укажите в нем все обязательные реквизиты. Бывает сложно придумать правильный заголовок, подходящую преамбулу и другие элементы документа. Редакция практического журнала «Кадровое дело» собрала советы, которые позволят вам .

Виды приказов

Любой приказ, издаваемый в организации, с точки зрения выполняемой функции можно отнести к одной из двух обширных категорий — по личному составу и по основной деятельности. издаются для документирования кадровых процессов — приема на работу, перевода и увольнения, поощрения сотрудников и применения к ним дисциплинарных взысканий, командировок и других процедур, без которых не обходятся трудовые отношения.

Приказы по основной деятельности могут издаваться как по инициативе руководителя (поэтому такие документы называют инициативными), так и с целью исполнения распоряжений, поступивших из вышестоящих органов управления. Они позволяют осуществлять оперативное управление ключевыми производственными процессами, с их помощью оформляется утверждение графика отпусков или штатного расписания, изменение режима работы предприятия, внесение корректив в локальные нормативные акты, создание всевозможных комиссий и рабочих групп, аттестация и обучение сотрудников.

Приказы по личному составу обычно сразу же начинаются с распорядительной части (хотя в отдельных случаях могут содержать и констатирующую) и составляются как в свободной форме, так и с применением унифицированных бланков Госкомстата или их аналогов, разработанных работодателем — все зависит от типа, функционального назначения и других особенностей документа. Например, для оформления приема на работу или направления сотрудника в командировку существуют унифицированные бланки, утвержденные Госкомстатом, а вот распоряжения об установлении надбавок, дежурствах или привлечении к сверхурочным работам составляются в произвольной форме.

Стандартный образец приказа по основной деятельности состоит из двух частей — вводной, или констатирующей, и распорядительной. Как видно из названий, в первой части констатируется цель управленческого решения, а во второй — излагается непосредственное распоряжение руководителя. Поэтому распорядительная часть обычно начинается со слова «приказываю».

Унифицированные формы в кадровом делопроизводстве

Унифицированные «госкомстатовские» бланки широко применяются в кадровом делопроизводстве. До недавних пор какой-либо альтернативы привычным унифицированным формам не было, но после вступления в силу федерального закона №402-ФЗ от 6.12.2011г. («О бухгалтерском учете») каждый работодатель получил законное право на разработку собственных бланков на базе существующих стандартов. Впрочем, многие компании решили не изобретать велосипед и продолжили использовать для оформления основных кадровых процедур готовые формы, в том числе:

• и (о приеме на работу);
• и (о переводе на другую работу);
• и (о предоставлении отпуска);
• и (о прекращении действия трудового договора);
• и (о направлении в командировку).

Если речь идет об одном сотруднике, заполняется форма Т-1, Т-5, Т-6, Т-8 или Т-9, если же документ составляется на нескольких работников (например, когда в командировку одновременно направляется группа специалистов), используется форма с пометкой «а».

Как оформить и утвердить приказ?

Весь процесс работы с распорядительной документацией сводится к стандартной схеме:

• подготовка проекта (предварительный, «черновой» вариант документа составляется, обсуждается, поступает на согласование и по необходимости редактируется);
• утверждение окончательного варианта;
• регистрация и тиражирование;
• передача копий заинтересованных должностным лицам или структурным подразделениям;
• помещение контрольного экземпляра в дело, а затем — передача на хранение.

Одним из наиболее ответственных этапов в этой цепочке последовательных процедур считаются подготовительные работы. Зачастую ответственность за составление чернового варианта текста возлагается на секретаря, делопроизводителя, сотрудника отдела кадров (если речь идет об оформлении решения по личному составу) и т. д. Готовый, проверенный на предмет недоработок и ошибок документ передается руководителю для утверждения, а затем — на регистрацию.

Некоторые виды распорядительных документов визируются не только генеральным директором, но и другими должностными лицами. Приказы по вопросам направления сотрудников в , или вызова из отпуска могут передаваться на подпись главному бухгалтеру, а связанные с увольнением или наложением дисциплинарного взыскания — юристу компании. Сделать это необходимо до того, как документ поступит к директору на подпись. Общий срок согласования не должен превышать пяти рабочих дней, если иной срок не указан исполнителем.

Структура текста может быть простой (когда он касается одного вопроса или лица) или сложной, насчитывающей несколько разных распорядительных пунктов.

Приказы должны оформляться в соответствии с нормами трудового законодательства РФ:

• при увольнении работника обязательно указывается причина решения работодателя со ссылкой на конкретную статью, пункт или подпункт Трудового кодекса;
• поощрение или наложение дисциплинарного взыскания необходимо лаконично, но ясно обосновать, указав причину и конкретный вид применяемого воздействия (выдача премии, объявление выговора, награждение ценным подарком и т. д.);
• предоставляя отпуск, нужно указать его вид, продолжительность, а также точные даты начала и окончания;
• отражаются его причина и вид (временный или постоянный), полное наименование новой должности сотрудника и структурного подразделения, в которое он переводится, сведения об изменении оплаты труда;
• оформляя , нужно указать основные условия трудоустройства (срок, наличие и продолжительность испытания, размер оплаты труда);
• при направлении в командировку прописывается ее цель, продолжительность, место назначения, даты начала и окончания.

Оформление документа не должно противоречить требованиям ГОСТ Р6.30-2003 («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»). Проследите, чтобы каждый приказ, издаваемый в организации, содержал обязательные реквизиты:

• наименование организации или учреждения;
• название вида документа;
• дату и место издания;
• заголовок к тексту;
• регистрационный номер;
• подпись руководителя;
• визы согласования.

Если распорядительная часть содержит конкретное задание, нужно указать ФИО и должность лица, ответственного за его выполнение, а также отведенные руководством сроки. Порядок выполнения постоянного поручения определяется не конкретным сроками, а заданной периодичностью реализации мероприятий: например, можно обязать сотрудника предоставлять еженедельную сводку или ежемесячный отчет о выполнении работ. Количество исполнителей при этом может быть любым. Детали поручения (схемы, графики, инструкции, таблицы) обычно оформляются в виде приложения. Приказы вступают в силу с даты издания (за исключением документов, в которых содержится иное указание).

Процедура регистрации

Каждому распорядительному документу в обязательном порядке присваивается регистрационный индекс в соответствии с утвержденной работодателем номенклатурой, в пределах календарного года. В большинстве случаев такой индекс представляет собой порядковый номер с кратким буквенным обозначением (например, «112-Л», где первая часть — порядковый номер, а вторая говорит о принадлежности документа к группе приказов по личному составу). В ходе регистрации реквизиты каждого документа переносятся в специальную форму — карточку, книгу, журнал, электронную базу данных.

Вопрос из практики

Как оформить приказ о наложении дисциплинарного взыскания

Ответ подготовлен совместно с редакцией

Отвечает Иван Шкловец,
заместитель руководителя Федеральной службы по труду и занятости

Когда все доказательства вины сотрудника будут собраны: , , оформите приказ о наложении дисциплинарного взыскания.

Если взысканием является замечание или выговор, то приказ оформите в .

А если в качестве взыскания организация решит уволить сотрудника, то оформите приказ о прекращении трудового договора по унифицированной , утвержденной или по . Издавать дополнительный приказ о применении дисциплинарного взыскания в виде увольнения в этом случае не нужно. Вместе с тем, и издание двух приказов не считают нарушением трудового законодательства. Аналогичные разъяснения дают специалисты Роструда в .

Задайте свой вопрос экспертам

Сведения вносятся в журнал в хронологическом порядке, так что по последней записи сразу можно установить общее количество зарегистрированных работодателем документов определенного типа. Дополнительный плюс такой формы регистрации — невозможность изъять информацию о зарегистрированном приказе или внести ее «задним числом». С этой точки зрения даже самые современные электронные системы автоматизированной регистрации и хранения данных считаются менее безопасными, поскольку позволяют бесследно удалить сведения о документе.

Если объем кадрового документооборота постоянно растет, появляется потребность в более подробной систематизации регистрационных данных. Для таких случаев рекомендуется завести несколько дополнительных журналов — например, отдельные журналы регистрации приказов о предоставлении отпуска, прекращении трудовых отношений и т. д. На обложке каждого журнала необходимо указать дату, с которой он ведется, и наименование организации. Журнал ведут до полного заполнения, а когда в нем уже не останется свободных граф, на обложке проставляется дата окончания и заводится новый экземпляр. Если за период ведения регистрации изменились реквизиты компании (например, организационно-правовая форма), вовсе не обязательно заводить новый журнал: достаточно обновить данные на обложке.

Журнал регистрации приказов. Титульный лист

Журнал регистрации приказов.

Систематизация и хранение приказов по личному составу

Хранение кадровой документации осуществляется в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утвержден решением Министерства культуры РФ в 2010 году).

Согласно требованиям законодателя, приказы, оформляющие трудовые отношения и отражающие важные факты трудовой биографии работника, необходимо хранить в течение 75 лет. Но есть и другая группа распорядительных документов, предназначенных для оперативного регулирования выполнения работником трудовой функции и подлежащих гораздо менее продолжительному хранению (5 лет). Поэтому перед тем, как отправить документы в архив, их необходимо поделить на две группы — по .

Группа продолжительного хранения включает приказы:

• о приеме на работу;
• о переводе на другую работу;
• о поощрении, награждении подарком и премировании;
• о прекращении трудового договора;
• о предоставлении отпуска по уходу за ребенком;
• об установлении доплат и надбавок к должностному окладу (за стаж, совмещение, особые условия труда или характер работы), а также о любом другом изменении размера зарплаты как одного из существенных условий трудового договора;
• о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы;
• о направлении в зарубежную командировку или продолжительную (свыше одного месяца) командировку в пределах страны.

Оригиналы в будущем могут понадобиться для удовлетворения социально-правовых запросов граждан о стаже работы, полученных наградах, размере заработной платы и других немаловажных аспектах трудовой деятельности. Поэтому нужно четко соблюдать сроки и условия их хранения. Ко второй группе относятся приказы:

Документы такого типа формируются в дела с пятилетним сроком хранения, по истечении которого они уничтожаются с составлением соответствующего акта. Помните, что для организаций, относящихся к отдельным сферам деятельности, утверждены ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения. Приложения хранятся вместе с приказами, в отличие от документов-оснований (служебных и докладных записок, заявлений, копий личных документов сотрудников компании), которые помещаются в архив отдельно.

Ошибки, часто допускаемые при оформлении приказов

Несмотря на существование довольно четких стандартов оформления распорядительных документов, делопроизводители нередко допускают досадные ошибки — процедурные или правовые. Процедурные ошибки обусловлены умышленным или случайным отступлением от общепринятой схемы работы и обычно сводятся к несоблюдению требований, выдвигаемых законодателем и локальными нормами самой организации к содержанию и форме приказа.

Чаще всего допускаются неточности в указываемых сведениях (паспортных данных, наименованиях структурных подразделений и должностей, реквизитах компании), не заполняются обязательные пункты, предусмотренные разработчиком формы («Дата составления», «Табельный номер», «Место составления», «Номер документа» и т. д.) Ошибкой считается также отказ от использования бланка установленного работодателем образца или применение нелогичных, размытых формулировок. Текст должен быть предельно четким и лаконичным. Использование оборотов, свойственных повествовательному стилю или способных трактоваться двояко, недопустимо.

Визирование должностным лицом, не наделенным соответствующими полномочиями, или ссылка на ненадлежащим образом оформленный документ-основание — менее распространенные, но все же допускаемые в кадровой практике ошибки. Например, в общих случаях приказ о трудоустройстве работника издается со ссылкой на трудовой договор. Если договор по каким-то причинам признан недействительным, изданный на его основании распорядительный документ считается утратившим силу, а содержащееся в нем управленческое решение — не подлежащим исполнению. Любые другие распоряжения, при составлении которых работодатель ссылается на соглашения, акты и прочие документы, оформленные с нарушениями актуальных правовых норм, аналогичным образом теряют юридическую силу.

Для приказов о прекращении трудового договора характерно несоответствие указанного в них основания увольнения формулировкам, содержащимся в Трудовом кодексе РФ, и отсутствие ссылок на конкретные статьи, пункты и подпункты. Предоставляя сотруднику отпуск, работодатели часто забывают указать его вид (основание) или продолжительность.

Практическая ситуация

Как оформить кадровые приказы в сложных ситуациях

Ответ подготовлен совместно с редакцией журнала « »

Отвечает Вероника ШАТРОВА,
эксперт по трудовому законодательству, директор и главный редактор Системы Кадры

С работником случился инсульт, он парализован. Родственники принесли документы, которые подтверждают инвалидность. Прекращаем трудовые отношения в связи с полной нетрудоспособностью. Кто имеет право подписи вместо работника, если он сделать это не может?

Александр Виноградов, начальник отдела кадров (г. Мурманск)

Графы под подпись сотрудника в приказе и личной карточке оставьте незаполненными. Укажите «невозможно ознакомить под подпись по медицинским показаниям» и внесите реквизиты документа об инвалидности. Поясняющую запись заверьте своей подписью с расшифровкой и проставьте дату ( )…

Полная версия ответа доступна после бесплатной

Отмена и исправление приказов

Как поступить, если производственная ситуация изменилась, и внезапно возникла необходимость в отмене или изменении кадрового решения, которое уже успело вступить в силу? В этом случае придется издать новый приказ, отменяющий предыдущее распоряжение или изменяющий его отдельные пункты. В нем необходимо указать:

• номер, дату и название документа, подлежащего отмене или изменению;
• основания для отмены (изменения) решения с кратким изложением обстоятельств, послуживших причиной его пересмотра;
• порядок действий, которые надлежит предпринять исполнителям в связи с новыми обстоятельствами;
• ФИО и должность лица, уполномоченного контролировать исполнение распоряжения.

Заголовок может выглядеть следующим образом: «О признании утратившим силу приказа по личному составу (основной деятельности)». Как только новая директива вступит в силу, действие предыдущего документа (или отдельных его пунктов, если речь идет о частичных изменениях) прекратится.

Проверьте себя

1. Какой вид приказов не предусмотрен действующими нормативными актами:

• a. по личному составу;
• b. по хозяйственно-административной деятельности;
• c. по основной деятельности.

2. Какой из документов составляется в свободной форме в отсутствие утвержденного унифицированного бланка:

• a. приказ о привлечении к сверхурочной работе;
• b. приказ о приеме на работу;
• c. приказ о направлении сотрудника в командировку.

3. Что обязательно присваивается каждому распорядительному документу:

• a. регистрационный индекс в соответствии с утвержденной работодателем номенклатурой, в пределах календарного года;
• b. порядковый номер в объединенном журнале приказов в организации;
• c. регистрационный индекс в соответствии с законодательно утвержденным журналом индексов.

4. Какие приказы необходимо хранить в течение 75 лет:

• a. о предоставлении учебного отпуска;
• b. о применении дисциплинарного взыскания;
• c. о предоставлении отпуска по уходу за ребенком.

5. Какой приказ необходимо обязательно доводить до сведения сотрудников с указанием даты ознакомления:

• a. о направлении в ежегодный основной оплачиваемый отпуск;
• b. о предоставлении отпуска по уходу за ребенком;
• c. о применении дисциплинарного взыскания.

Предлагаем вашему вниманию классическую статью про оформление приказов (состав реквизитов, их назначение, размещение, отображение), которую автор снабдил отдельными рекомендациями практика и множеством примеров. Особое внимание уделено формулированию текста приказа.

Управленческое действие / воздействие обычно начинается с издания некого распорядительного документа, получившего еще в древние времена наименование «приказ». Приказ - это выстрел стартового пистолета. Современный канцелярский язык приказом называет распорядительный документ, издаваемый с целью решения каких-либо организационных, управленческих или административно-хозяйственным задач, стоящих перед организацией в целом, ее структурным подразделением или отдельным должностным лицом.

Приказ - стандартный распорядительный документ, который используется всеми организациями нашей страны. Поэтому набор реквизитов данного документа заранее определен, жестко регламентированы правила оформления, издания и дальнейшего исполнения приказа. Особой регламентации подвергается контроль исполнения приказов, этот процесс и по сей день не теряет своей актуальности.

Работая с приказом, нужно как минимум знать правила:

• оформления бланков приказов,
• оформления текста приказа,
• подписания приказа,
• рассылки приказа исполнителям,
• организации контроля исполнения приказа,
• организации хранения приказов в текущем делопроизводстве,
• подготовки приказов к архивному хранению.

Деление приказов на различные группы

Сегодня приказы принято делить на две группы:

• приказы по основным вопросам деятельности (среди которых можно отдельно выделить приказы по административно-хозяйственным вопросам);
• приказы по личному составу.

Такое деление приказов на группы по назначению позволяет возложить ответственность за их издание на разных исполнителей:

• приказами по основным вопросам деятельности, как правило, занимается служба ДОУ 1 , а
• приказы по личному составу издают, регистрируют, используют и хранят службы персонала.

Все виды работ с приказами по личному составу требуют отдельного разговора, и в большей степени касаются не делопроизводственных, а кадровых процессов. Поэтому в нашей статье остановимся только на одной группе приказов - по основным вопросам деятельности.

Давайте вспомним самые распространенные цели издания таких приказов:

• определить дату начала работы организации в целом или ее подразделения (например, кредитные организации в обязательном порядке издают приказы о начале работы территориально удаленного структурного подразделения / дополнительного офиса);
• распределить полномочия между первыми должностными лицами организации (например, с целью делегирования полномочий от руководителя организации его заместителям или об использовании печати организации);
• с целью ввода в действие каких-либо бизнес-процессов (например, издаются приказы о вводе новых тарифных планов или изменении действующих);
• с целью утверждения нормативных, методических и других документов, регламентирующих деятельность организации (в этом случае приказ не просто утверждает новые нормативы, делая их обязательными, но и говорит, с какого времени они становятся таковыми, а также проясняет другие ключевые аспекты относительно них);
• с целью проведения каких-либо хозяйственных операций (в качестве примера можно привести ежегодную головную боль любого хозяйственника - приказ о проведении инвентаризации).

Назначение и тематика приказов огромна, мы привели только примеры, характерные для любой организации 2 . А есть приказы, характерные только для организаций определенного вида деятельности. Например, все банки обязательно издают приказы об укрепленности помещений, о курсе валют и т.д.

Кстати, упомянутая нами инвентаризация проводится ежегодно, поэтому приказ, издаваемый по этому поводу, можно смело считать типовым управленческим документом. А что мы делаем с типовыми документами? Мы разрабатываем для них типовые (унифицированные) формы, основная задача которых - облегчить жизнь пользователям и максимально использовать возможности электронного документооборота.

Требования к оформлению бланков приказов

Но прежде чем унифицировать документ, давайте рассмотрим, из каких элементов он состоит, другими словами, рассмотрим требования к оформлению приказа и состав его реквизитов. В этом нам поможет «любимый» ГОСТ Р 6.30-2003.

В соответствии с его рекомендациями приказы издаются на специальных бланках, которые называются бланками конкретного вида документа, т.к. на них печатается наименование вида документа (ПРИКАЗ), то документ другого вида (например, АКТ) на этом бланке издать уже не удастся.

А теперь посмотрим на образцы бланка конкретного вида документа, а также на предписания относительно состава его реквизитов:

Фрагмент документа

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

22 - подпись;

25 - оттиск печати;

27 - отметка об исполнителе;

30 - идентификатор электронной копии документа <. . .>

4.7. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19 <. . .>

Пример 1

Продольный бланк приказа (с нумерацией реквизитов согласно ГОСТу Р 6.30-2003)

Пример 2

Угловой бланк приказа с центрированным расположением реквизитов и их нумерацией

Мы продемонстрировали продольный и угловой бланки с центрированным расположением реквизитов - это самые распространенные варианты оформления. Еще существует угловой бланк с флаговым расположением реквизитов: так же как и в Примере 2, реквизиты размещаются в левой части листа, но не центрируются там, а располагаются от границы левого поля.

Примеры 1 и 2 отличаются не только размещением реквизитов, но и их составом, например, у организации может быть вышестоящая организация, а может и отсутствовать, у нее может быть своя эмблема или право использовать герб России / ее субъекта, а может и не быть. Кстати, если у организации есть несколько эмблем / товарных знаков да еще и право использования герба, то на бланке документа нельзя размещать сразу все - придется выбрать что-то одно. Специальные уголки (скобки) для размещения заголовка к тексту на бланке не обязательны (есть только в Примере 2), вне зависимости от продольного или углового способа размещения реквизитов бланка заголовок к тексту печатается от границы левого поля.

Чем же бланк приказа отличается от бланков других видов документов? Приказ является внутренним документом, поэтому в его бланке отсутствуют реквизиты, в которых указываются метаданные организации: ее код (реквизит 4), ОГРН (5), ИНН/КПП (6), справочные данные об организации (9). Нет на нем и ссылки на регистрационный номер и дату входящего документа (реквизит 13), которая характерна только для писем и заполняется на ответных документах.

Не следует забывать, что сейчас мы говорим о бланке документа, т.е. о чистом листе бумаги формата А4, на котором аккуратно, без ошибок и опечаток, напечатаны сведения, одинаковые для всех приказов данной организации, а также нанесены отметки для дальнейшего проставления некоторых переменных реквизитов 3 .

Как разработать и защитить от редактирования отдельные фрагменты формы документа или бланка, рассказано в статье «Создание защищенных форм документов в MS Word» на стр. 84 журнала № 11’ 2012

Признаюсь, я, как любая женщина, люблю все блестящее, поэтому мне больше нравятся бланки, изготовленные типографским способом, особенно выполненные способом тиснения текста на хорошей плотной бумаге. Однако при желании на издании бланков можно сэкономить, создав шаблон бланка с помощью компьютера, и в дальнейшем использовать его для оформления приказов, распечатывая их на любых доступных печатающих устройствах.

При оформлении приказов следует помнить, что в них нет обращения к предполагаемому корреспонденту, поэтому реквизит 15 (адресат) также отсутствует (при этом любой приказ можно отправить какому-либо должностному лицу, например, по почте, может быть составлен и специальный список рассылки приказа). Приказы не утверждаются, а подписываются руководителем, поэтому на их бланках не предусмотрено место для оформления реквизита 16 (гриф утверждения документа). А вот перечисленные ниже реквизиты вполне могут быть оформлены на таком официальном документе, как приказ:

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 - подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 - оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Герб, эмблема или товарный знак

В соответствии с законом «О Государственном гербе Российской Федерации» Государственный герб РФ разрешается помещать на бланках государственных учреждений федерального уровня (например, на бланке Центрального Банка РФ, на бланке Министерства юстиции РФ, Министерства иностранных дел и т.д.). Размещение герба РФ на бланках других организаций является нарушением законодательства и может привести к соответствующим санкциям.

Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами этих субъектов.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Но если вы не располагаете средствами, с помощью которых можно нанести эмблему организации на бланк приказа (например, в вашем распоряжении только пишущая машинка), а также учитывая тот факт, что приказ является внутренним документом, эмблему на бланке приказа можете и не размещать.

Наименование организации

Наименование организации является основным реквизитом бланка приказа, с помощью которого идентифицируется автор документа, поэтому наличие данного реквизита на бланках приказа необходимо, и оно должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Так, если в уставных документах указано наименование: Закрытое Акционерное Общество «Лучьшие друзя природы - ХХ1», то и на бланке должно быть воспроизведено это наименование со всеми орфографическими и пунктуационными ошибками.

Для части приказов установлен предельный срок хранения - постоянно. Поэтому наименование вашей организации должно быть прочитано и понято не только вами и вашими современниками, но и потомками. Представьте, сколько сил потребуется исследователю для расшифровки следующего наименования: РОСФИНМОНИТОРИНГ или МОСЭЛЕКТРОТЯГСТРОЙ. Это напоминает задорновское название НИИВТОРСЫРЧЕТМЕТБРЕДСНАБСТЫДСБЫТЗАГРАНПОСТАВКА. И это могло бы быть просто шуткой, если бы не сокращенное наименование организации, увиденное мною на реальном бланке письма из Самары: ОПП ЖБИ СГО СРО ООО ИВА.

Если уставом организации утверждено использование краткого наименования организации, то его нужно размещать на бланке приказа в скобках под полным наименованием (см. Пример 1).

При необходимости на бланках указывается наименование вышестоящей организации, которое печатается выше наименования организации. Наименование вышестоящей организации может быть напечатано как полно, так и сокращенно (см. тот же Пример 1).

Если филиалу, территориальному отделению или представительству предоставлено право самостоятельно издавать распорядительные документы от имени руководителя подразделения, в том числе и приказы, то им предоставляется право издавать и бланки приказов. При этом наименование подразделения располагается ниже наименования организации, в состав которой они входят.

Наименование вида документа

В качестве наименования вида документа в приказах всегда печатается слово «ПРИКАЗ» полностью заглавными буквами.

Дата и регистрационный номер

Датой приказа является дата его подписания руководителем. Иногда неопытные делопроизводители датой приказа считают дату его регистрации, но хочу обратить ваше внимание - это является грубейшей ошибкой. На практике встречаются ситуации, когда руководитель подписывает приказы поздно вечером, а на регистрацию они попадают только следующим утром, но и в этой ситуации (с юридической точки зрения!) датой приказа должна быть дата его подписания руководителем.

Допускается несколько способов оформления даты:

• арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год, например, 15.06.2012 или
• словесно-цифровым способом, например, 15 июня 2012 г.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера и дополнительного индекса. Например, приказам, изданным по вопросам утверждения или изменения тарифов, можно присвоить индекс «т», тогда регистрационный номер получится 125-т или 125/т. Отдельные элементы номера могут разделяться между собой косой чертой или тире. Можно кодировать любую удобную вам информацию о приказах, прибавляя ее к порядковому номеру документа внутри своей отдельной подгруппы. Еще часто в номер документа включают номер дела по номенклатуре дел, в которое он будет подшит, например: 07-12/125.

Место составления или издания документа

Его указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. Еще наименование столичного города не принято предварять буквой «г». Хотя, как видно из изученных мною источников, этим грешат и наши федеральные учреждения.

Пример 3

Хочется вспомнить очень смешной случай с этой самой буквой «г». Вы знаете, что при создании баз данных полям присваиваются названия. Так вот, в одной базе данных в разделе «Адрес клиента» поле, в котором нужно было указывать город, было названо просто «г.». А один из сотрудников, заполнявших базу, эту же букву вписал и в содержимое ячейки вместе с наименованием города, у него получилось «г. Ейск». При автоматическом формировании адресных ярлыков для почтовой рассылки документов по клиентам программа, формируя адрес, писала «г.» и далее подставляла содержимое этой ячейки, написанное заглавными буквами. В результате в адресе получился населенный пункт «г. Г.ЕЙСК». Другой оператор, бегло проглядывавший автоматически сформированные ярлыки перед их распечаткой, заметил ошибку и быстро исправил ее... удалив одну точку, получилось «г. ГЕЙСК». Вот так рождаются на карте новые города!

Текст приказа

Заголовок к тексту оформлять желательно. Он является основным поисковым признаком документа и «палочкой-выручалочкой» для сотрудников, регистрирующих документ, т.к. отражает смысловую нагрузку (в заголовке кратко излагается суть приказа). Это позволяет значительно сократить время на регистрацию документа.

Заголовок начинается с предлога «О» (или «Об») и формируется при помощи отглагольных существительных или существительных, указывающих на предмет. Он должен соответствовать содержанию приказа и кратко передавать его смысл. Например:

• О создании аттестационной комиссии;
• О проведении торжественных мероприятий, посвященных 65-й годовщине Великой Отечественной войны;
• Об итогах проведения семинара.

Теперь подробно остановимся на основной части документа, ради которой собственно и проделываются все манипуляции с бланками, - на его тексте.

На бланке печатается, как правило, только первая страница приказа, вторая и последующие печатаются уже на чистых листах бумаги формата А4. Если в приказе более двух листов, то они нумеруются.

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух взаимосвязанных частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая часть является введением в существо вопроса и обосновывает издание приказа. В ней могут быть перечислены факты, события, дана им оценка. Если приказ подготовлен на основании документов других организаций или ранее изданных документов, то в констатирующей части приказа указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации-автора, дату и регистрационный номер документа, заголовок к тексту в кавычках (Пример 4). В последнем предложении констатирующей части точка не ставится.

Пример 4

Констатирующая часть текста приказа

Во исполнение приказа Председателя ЦБ РФ от 12.02.2011 № 125 «О внесении изменений в нормативные документы»

Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с отдельной строки от левого поля документа. После него ставится двоеточие.

Затем с абзаца новой строки следует текст распорядительной части приказа. Используемые здесь формулировки должны быть конкретными, четким, не допускающими двоякого толкования и лингвистически правильными. Они не должны противоречить ранее изданным нормативным и распорядительным документам, изданным в данной организации и в целом в правовом поле России.

Если распорядительная часть приказа предполагает различные по характеру действия или поручения, которые будут исполняться несколькими исполнителями, то ее следует разделить на пункты , которые нумеруются арабскими цифрами. Если текст приказа содержит подпункты, то их также лучше нумеровать арабскими цифрами (их номер будет состоять из порядкового номера пункта, точки и порядкового номера подпункта внутри пункта и т.д.). Количество уровней вложенности может быть разным (где-то 1 уровень, где-то - 2, где-то - 3 и т.д.); нумерация, конечно, поможет определить, что куда относится, но злоупотреблять не стоит. См. Пример 5.

Обратите внимание, что после номера пункта/подпункта приказа обязательно стоит точка, которая отделяет номер от текста этого пункта/подпункта. А когда вы хотите на него где-либо сослаться, то номер уже нужно писать без последней точки, например, «согласно подпункту 2.1.1 приказа».

Текст абзацев нумерованного списка может начинаться от границы левого поля (отступы будут делаться только в красной строке каждого абзаца, как в Примере 6). А может быть расположен весь с большим отступом и вправо будут «съезжать» только номера пунктов/подпунктов, которые в этом случае будут хорошо видны (этот вариант показан в Примере 11).

Пример 5

Нумерация поручений распорядительной части приказа

В каждом пункте указываются исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения . Исполнителя рекомендуется указывать в дательном падеже, при этом называется не только его фамилия, но и должность (возможно с наименованием структурного подразделения) - см. пункт 1 в Примере 6. Если предписываемое действие будет исполняться несколькими исполнителями одновременно, то в этом случае исполнители могут быть указаны обобщенно (как в пункте 2 того же Примера 6).

Пример 6

Формулировка поручения

1. Начальнику Управления операционно-кассового обслуживания Петрову И.И. провести ревизию кассы Дополнительного офиса «Малышок». Срок исполнения - 12 декабря 2012 года.

2. Руководителям филиалов подготовить ежегодный отчет по итогам деятельности подразделений за 2012 год. Срок исполнения - 21 января 2013 года.

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме - «разработать», «утвердить», «подготовить», «ввести в действие» и т.д.

Срок исполнения должен устанавливаться для каждого задания в отдельности. Не допускается формулировка заданий без установления соответствующего срока исполнения.

См. статью «Как определить сроки исполнения?» на стр. 12 журнала № 8’ 2011

Чтобы не было лишней путаницы, лучше использовать формулировку «Срок исполнения - <конкретная дата>», как это сделано в Примере 6. Это означает, что если поручение выполнено в указанный день (до конца рабочего дня), то оно выполнено своевременно. Если же вы будете использовать предлоги «к», «до», то будьте готовы к тому, что не все поймут их смысл одинаково. Например, «до 14.12.2012» кто-то поймет как до конца предыдущего дня, т.е. по 13.12.2012 включительно. Еще больше вопросов возникает, когда крайнюю дату исполнения поручения приходится высчитывать, например, для формулировки «в течение 10 дней»:

• с какой даты отсчитываем срок - с даты подписания приказа или со следующего дня?
• считаем календарные дни или только рабочие? и т.п.

Работая с документами, издаваемыми современными авторами, мне приходится делать печальный вывод о том, что красиво и аккуратно разместить текст приказа на листе бумаги многие просто не умеют, т.к. плохо владеют средствами редактирования текстов, например, программой MS Word. Какие ошибки наиболее распространены? Люди не умеют пользоваться функцией «создание нумерованного списка», а если и умеют, то могут заставить машину считать только до первого уровня списка. Не владеют функцией «табуляция». И часто отступ оформляют «дедовским» методом - с помощью клавиши «пробел».

Когда я работала преподавателем делопроизводства, мне пришла в голову замечательная идея: а не использовать ли нам такую простую вещь, как таблицу? Во-первых, текст тогда будет выровнен по левому краю одинаково, номера пунктов тоже сразу видны. Во-вторых, для исполнителя и срока исполнения можно отвести отдельные ячейки, тогда и эта информация будет сразу бросаться в глаза. См. Пример 7.

Говоря об использовании таблиц при составлении документов, мне не хотелось бы, чтобы вы понимали это как руководство к действию (долой текстовые документы!) и перешли на составление документов с помощью «программы-калькулятора» Exсel. Да-да! И это не смешно. Мне присылали на редактирование приказы, отпечатанные в виде такой «умной» таблицы. Скажу честно, править их невозможно... легче перепечатать. Предлагаю использовать таблицы (если моя идея вам понравится) в текстовом редакторе MS Word. Их границы должны быть прозрачными (т.е. видны только на экране).

Пример 7

Структуризация пунктов распорядительной части текста приказа при помощи таблицы

Текст приказа составляется исполнителем-автором документа. Как правило, тщательной проработке подвергается каждое слово поручения. Часто проект документа проходит процедуру согласования с несколькими должностными лицами. Ведь простая ошибка или опечатка могут привести не только к мелким неприятностям, но и к большим проблемам. Вспомните старый-престарый мультфильм, в котором предлагалось правильно поставить запятую в простом распоряжении: «Казнить нельзя помиловать».

Обращу ваше внимание еще на одну проблему - это любовь к сокращениям. Бесцеремонно сокращают должности, названия структурных подразделений. А еще, бывает, пытаются с любовью и придыханием писать с заглавной буквы название каждой должности или структурного подразделения и, что совсем недопустимо, каждое слово должности «горячо любимого руководителя».

Конечно, это не делопроизводство в чистом виде, а скорее вопрос корпоративной этики. Чтобы раз и навсегда уйти от назойливой проблемы, необходимо во внутреннем нормативном документе, например, в инструкции по делопроизводству, четко установить правила написания должностей и подразделений, а также утвердить перечень используемых в документах общепринятых сокращений.

Что писать с маленькой и что с заглавной буквы в наименованиях должностей и подразделений, мы разобрались в статье «Написание наименований должностей», опубликованной на стр. 54 журнала № 9’ 2012

Если к приказу прилагается какой-либо документ , то в тексте приказа его наименование указывается полностью и после этого сразу в скобках делается отметка о том, что документ прилагается к приказу (например, «(прилагается)» или «(приложение 1)», еще см. Пример 8). Если приложений несколько, то они нумеруются. Но отдельно отметка о наличии приложений после текста приказа не оформляется!

На первом листе документа, являющемся приложением к приказу, в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера (Пример 9). Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами.

Пример 8

Упоминание приложений и утверждение документов в тексте приказа

1. Утвердить Перечень структурных подразделений, участвующих в смотре (приложение 1).

2. Утвердить и ввести в действие с 21 января 2013 г. Порядок взаимодействия подразделений банка в процессе издания распорядительных документов (приложение 2).

Пример 9

На приложении к приказу отражается его номер и дается ссылка на утверждающий документ

Пример 10

На утвержденном документе оформляется гриф утверждения с указанием реквизитов приказа

Приказом могут утверждаться внутренние нормативно-методические документы. В этом случае в тексте приказа должно быть воспроизведено их полное наименование (см. пункт 2 текста в Примере 8), а на утвержденном документе оформляется гриф утверждения (см. Пример 10 и обратите внимание, что в грифе слово «УТВЕРЖДЕН» должно согласовываться с родом утвержденного документа, например: Положение - УТВЕРЖДЕНО, Порядок - УТВЕРЖДЕН, а Инструкция - УТВЕРЖДЕНА). Отдельным пунктом приказа помещается перечень документов, утративших силу или подлежащих изменению и дополнению в связи с изданием данного приказа (см. пункт 3 текста в Примере 8).

Последним пунктом приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением данного приказа . Не рекомендуется в качестве контролера указывать руководителя учреждения, подписавшего приказ. Фраза «Контроль исполнения оставляю за собой» не совсем корректна. Контрольная функция присуща руководителю изначально при назначении его на должность. И если он самостоятельно контролирует исполнение изданных им распорядительных документов, то данный пункт просто не печатается.

Приказ подписывает руководитель учреждения или другое должностное лицо, которому руководитель делегировал свои полномочия. В состав реквизита «Подпись» входят:

• наименование должности лица, подписавшего документ;
• личная подпись;
• расшифровка подписи (инициалы и фамилия).

Наименование должности печатается сразу от левого поля документа (без отступа). См. Пример 11.

Так как приказы печатаются на специальных бланках с указанием наименования организации «в шапке», то дублировать его в должности «подписанта» не нужно. Заверять подпись на этом внутреннем документе печатью тоже не нужно.

Отметка о контроле за исполнением приказа чаще всего проставляется на документе, поступившем из вышестоящей организации, исполнение которого обязательно для подведомственных структур. Особо подчеркну, что исполнение данного приказа будет контролироваться не только руководителем организации, получившей приказ, но и учреждением, которым документ был издан.

Отметку о контроле проставляют в верхнем правом углу документа в виде буквы «К» или слова «Контроль». Для этого часто используют штампы.

Пример 11

Приказ по основной деятельности

Сноски

1. Служба ДОУ (служба документационного обеспечения управления) на конкретном предприятии может именоваться по-разному: Управление делами, секретариат, канцелярия и т.п., вплоть до личности отдельного секретаря в малой организации.

2. Это типовые приказы, поэтому они нашли отражение в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558).

3. Известны случаи, когда на специальную мелованную бумагу наносили только изображение эмблемы организации, а затем с помощью принтера печатали необходимый в конкретной ситуации бланк или документ в целом.

Мы приводим обзор нормативной базы, которой следует руководствоваться при издании приказа, а также пример раздела Инструкции по делопроизводству (его формулировками вы можете воспользоваться при подготовке своего локального нормативного документа).
Далее мы разбираем нюансы оформления каждого реквизита внутреннего и совместного приказа. Примеры оформления отдельных реквизитов и целых документов (всего их в статье 17) делают материал понятным и наглядным. Если в области оформления приказов у вас еще остались вопросы, то сейчас вы можете их прояснить. А если вы ас, то можете использовать статью для подготовки методических материалов для сотрудников своей организации либо просто адресуйте их к ней.

Виды приказов в организации

Обычно весь массив приказов организации принято разделять на два потока: по основной деятельности и по личному составу. За первые отвечает служба ДОУ, вторые, как зеницу ока, бережет отдел кадров. Помимо функционального назначения между этими видами приказов есть еще одно существенное различие, а именно - срок их хранения.

Обратимся к Перечню типовых управленческих архивных документов (см. ниже по тексту его фрагмент со статьей 19; далее - Перечень 2010 года). И увидим, что приказы по основной деятельности хранятся постоянно, тогда как по личному составу, за редким исключением, 75 лет. И тут же обнаруживается, что Перечень выделяет третий вид приказов - по административно-хозяйственным вопросам, хранить которые предлагается в течение 5 лет.

При этом ни один из российских нормативных актов по ДОУ не содержит информации, касающейся различий между приказами по основной деятельности и приказами по административно-хозяйственным вопросам. Приказы по личному составу тоже не всегда легко отделить от приказов по основной деятельности. У делопроизводителей возникает закономерный вопрос: к какой категории отнести тот или иной приказ? Ведь от этого зависят срок, место и условия хранения документа.

Вновь обратимся к Перечню 2010 года. Его раздел 10 целиком посвящен административно-хозяйственным вопросам. Целесообразно определить круг тем соответствующих приказов на основе этого раздела.

Фрагмент документа

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558)

Перечень к ним относит:

• соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;
• эксплуатацию зданий, помещений;
• транспортное обслуживание, внутреннюю связь;
• обеспечение безопасности организации.

При этом не стоит забывать, что первый пункт данного списка тесно связан с трудовыми отношениями с работниками. Так, если решено привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение упомянутых правил, то приказ об этом уже будет относиться к категории «по личному составу».

Задача приказов по личному составу - отразить решения руководителя, касающиеся кадровой политики организации. Все приказы по трудовым отношениям с работником (работниками), являются приказами по личному составу, они отражают прием, перемещение и увольнение, поощрения и наказания, персональные данные и т.п.

Обратите внимание на один важный момент:

• До 2013 года многие кадровые приказы составлялись по утвержденным Госкомстатом унифицированным формам (постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). Если утвержденной формы не было, то такой приказ оформлялся в произвольной форме.
• Но с 1 января 2013 года формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению (за малым исключением). В этой ситуации унифицированные формы кадровых документов подпали под общий порядок и более не действуют. Многие организации, понимая, что специалисты по кадровому делопроизводству привыкли к используемым ранее формам, просто утвердили их для дальнейшего применения в своих организациях. Таким образом, данные формы продолжили свою легальную жизнь, только поменяли утверждающий документ в своей «шапке». Мы всем рекомендуем поступить аналогичным образом!

А далее в статье речь пойдет только об оформлении приказов по общим правилам, сложившимся для организационно-распорядительных документов. По ней всегда составлялись приказы по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам. Эту форму в отношении кадровых приказов называли раньше «произвольной» (ведь часть из них и до 2013 года составлялась по ней).

Перечислить тематику приказов по основной деятельности не представляется возможным: она слишком обширна и во многом зависит от специфики деятельности организации. Основные категории таких приказов и примеры к ним мы привели в Таблице 1.

Таблица 1

Таким образом, для определения вида приказа остается метод исключения: если документ составлен не по административно-хозяйственному вопросу и не документирует трудовые отношения с работником или группой работников, то он считается приказом по основной деятельности.

Регламентация создания приказов

Правила создания приказов на федеральном уровне описаны в документах:

• имеющих добровольный порядок применения:
  • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
  • «Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003» (далее - Методические рекомендации к ГОСТу Р 6.30-2003);
• либо обязательных только для определенной категории организаций, в основном для госструктур, например:
  • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее - Рекомендации для органов исполнительной власти);
  • Типовая инструкция по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, утв. приказом ФТС от 18.10.2004 № 160 (далее - Инструкция ФТС).

Однако никто не запрещает коммерческим компаниям пользоваться всеми этими документами, чтобы довести качество своих делопроизводственных процессов до должного уровня. На основе перечисленных документов рекомендуется составить собственные правила подготовки приказов и закрепить их в Инструкции по делопроизводству (см. Пример 1).

В указанной нормативной базе содержится состав реквизитов приказа и правила их оформления. Рекомендации для органов исполнительной власти и Инструкция ФТС разъясняют также порядок подготовки совместных приказов.

Пример 1

Фрагмент Инструкции по делопроизводству организации, посвященный созданию приказов

Свернуть

5. Подготовка и оформление приказов

5.1. Приказами оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым, административно-хозяйственным и другим вопросам внутренней работы ООО «Скала» (далее - Компания).

5.2. Проекты приказов подготавливаются структурными подразделениями Компании как на основании указаний генерального директора, так и в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам подготавливает отдел кадров Компании на основании соответствующих представлений.

5.3. Приказы подписываются генеральным директором Компании, а в его отсутствие - лицом, замещающим его. В случае инициативного представления проекта приказа он сопровождается справкой, которая содержит краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также информацию о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.

5.4. Проекты приказов печатаются на бланках установленной формы (Приложение 1) в двух экземплярах.

5.5. Приказ имеет следующие реквизиты: наименование организации; вид документа (ПРИКАЗ), дата, регистрационный номер, место составления (издания) документа, заголовок к тексту, текст, подпись должностного лица, визы согласования, отметка об исполнителе.

5.5.1. Заголовок к тексту приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится.

5.5.2. Текст приказа отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

5.5.3. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

Преамбула отделяется от распорядительной части словом «приказываю», которое пишется с новой строки прописными буквами. После него ставится двоеточие.

Распорядительная часть приказа содержит поручения с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.

Распорядительная часть приказа делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Один пункт должен соответствовать одному поручению. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения Компании или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части содержит сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль исполнения приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта начинается словами «Признать утратившим силу…».

5.5.4. Визы включают должности визирующих лиц, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на обороте последнего листа приказа или на отдельном листе согласования (визирования).

5.5.5. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.

5.5.6. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и внутренний четырехзначный номер его телефона. Отметка об исполнителе располагается на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

5.6. Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

5.7. Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений они нумеруются.

5.8. Приказ печатается шрифтом Times New Roman. Размер шрифта для всех реквизитов, кроме наименования организации и наименования вида документа, - 12. Наименования организации и вида документа набираются прописными буквами и выравниваются по центру; размер шрифта - 16, начертание - полужирное.

5.9. На обороте последнего листа проекта приказа, представленного на согласование, проставляется виза исполнителя и руководителя структурного подразделения, которое разрабатывает данный проект.

5.10. Все проекты приказов проходят юридическую (правовую) экспертизу в юридической службе Компании.

5.11. Проекты приказов, затрагивающие финансовые правоотношения, подлежат согласованию с бухгалтерией Компании.

5.12. Структурные подразделения рассматривают проекты приказов в течение двух рабочих дней, следующих за днем их поступления на правовую (юридическую) экспертизу или согласование.

5.13. Возражения и замечания к проекту приказа излагаются на прилагаемой к проекту справке. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

5.14. Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.

5.15. Ответственность за качественную подготовку проектов приказов, их правовую (юридическую) экспертизу и согласование несут руководители структурных подразделений Компании, которые разрабатывают проекты приказов.

5.16. Контроль правильности оформления проектов приказов осуществляет канцелярия.

5.17. Подписанные генеральным директором приказы направляются в канцелярию для регистрации. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, личному составу и административно-хозяйственным вопросам нумеруются отдельно с присвоением номерам буквенных индексов:

ОД - приказы по основной деятельности,

ЛС - приказы по личному составу,

АХ - приказы по административно-хозяйственным вопросам.

Буквенные индексы пишутся после порядкового номера приказа и отделяются от него косой чертой, например: 123/ОД.

Датой приказа является дата его подписания.

5.18. Один экземпляр приказа передается исполнителю. Второй остается в канцелярии и помещается в дело.

5.19. Ответственность за составление указателя рассылки приказа всем заинтересованным лицам несет руководитель структурного подразделения, которое разработало проект приказа. Ответственность за ознакомление с приказом заинтересованных работников, согласно указателю рассылки, несет начальник канцелярии.

Бланк и реквизиты приказа

По расположению реквизитов бланк приказа может быть продольным или угловым (центрированным или флаговым). Подробно со всеми этими вариантами оформления мы разбирались в предыдущем номере журнала. А далее в этой статье будем придерживаться продольного расположения реквизитов, чтобы уделить больше внимания другим важным аспектам оформления.

Варианты грамотного оформления различных видов бланков и правила работы с ними описаны в статье «Фирменный бланк организации по всем правилам делопроизводства »

В Примере 2 показан бланк приказа, образец которого содержится в ГОСТе Р 6.30-2003 на рисунке Б.5.

В Примере 2 мы видим бланк приказа:

• в него входят следующие реквизиты:
  • наименование организации,
  • наименование вида документа,
  • место составления или издания документа;
• здесь имеются отметки для проставления реквизитов «Дата документа» (слева) и «Регистрационный номер документа» (справа).

Кроме того, ни один приказ не обходится без следующих реквизитов:

• заголовок к тексту;
• текст документа;
• подпись.

Реже в приказ вносятся:

• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• отметка о наличии приложения;
• визы согласования документа;
• отметка об исполнителе.

Наименование организации

В бланке приказа указывается полное наименование организации (в т.ч. полностью организационно-правовая форма), а ниже в скобках - сокращенное наименование, если таковое имеется и закреплено в Уставе (в Примере 2 это аббревиатура «ВНИИДАД», в Примере 4 - ЗАО «СПК-Самара»).

Если имеется вышестоящая организация (или приказ издается обособленным подразделением), то ее сокращенное (или полное, если нет сокращенного) наименование указывается над наименованием организации-автора (в Примере 2 это «РОСАРХИВ»). Желательно наименование вышестоящей организации и автора документа все-таки отделять друг от друга пустой строкой (как в Примере 4).

При издании одного совместного приказа несколькими равнозначными организациями их наименования располагаются на одном уровне (Примеры 3 и 16). Если одна из организаций вышестоящая, то она указывается на приказе выше нижестоящей (Пример 17).

Наименование вида документа

Наименование вида документа (слово «ПРИКАЗ») принято писать по центру прописными буквами через 2-4 межстрочных интервала после наименования организации.

Место составления документа

Этот реквизит располагается ниже отметок для регистрационного номера и даты документа и используется в том случае, если в название организации не включено место ее расположения (сравните фрагменты, выделенные оранжевым в Примерах 4 и 5). Аналогичным образом данный реквизит опускается в письмах, т.к. место издания документа там детализируется в справочных данных организации (в виде ее полного адреса местонахождения, вплоть до дома или офиса).

Буква «г.» перед названием города опускается только у Москвы и Санкт-Петербурга, т.к. они являются еще и субъектами РФ.

Свернуть

Заголовок к тексту

Заголовок к тексту документа должен отражать его содержание. Согласно Методическим рекомендациям к ГОСТу Р 6.30-2003 заголовок приказа отвечает на вопрос «о чем?» («о ком?»). В это короткое предложение следует уместить предмет приказа (тему, вопрос) и действие, которое следует произвести над ним. Образцы заголовков представлены выше, в Таблице 1.

Заголовок набирается шрифтом того же размера, что и основной текст приказа, точка в конце не ставится.

Что касается выравнивания заголовка, то мнения ГОСТа Р 6.30-2003 и Методических рекомендаций для органов исполнительной власти разошлись. Первый предлагает выравнивать заголовок по левому краю, второй, как и Инструкция ФТС, - по центру (при условии использования продольного бланка). Учитывая добровольный характер применения этих нормативных документов, организации вправе выбрать тот способ расположения заголовка, который им нравится (федеральных органов исполнительной власти, таможенной службы и учреждений, на которых распространяются правила делопроизводства в упомянутых органах, это не касается). По нашему мнению, краткие заголовки лучше смотрятся выровненными по левому краю, а длинные, занимающие несколько строк, - центрированными.

Текст приказа

Текст приказа принято делить на две части: констатирующую и распорядительную. В констатирующей части содержится обоснование к приказу либо описание причин его создания. Если приказ создается во исполнение нормативного документа, об этом необходимо упомянуть в констатирующей части:

Пример 6

Образцы констатирующей части приказа

Свернуть

«В целях оптимизации системы делопроизводства» или

«Во исполнение п. 4.3.12 приказа Министерства транспорта от 01.11.2013 № 123-4»,

«В целях приведения работы по приему, регистрации и направлению в работу обращений граждан в соответствие с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

За констатирующей частью текста следует слово «ПРИКАЗЫВАЮ» («ПРИКАЗЫВАЕМ» в совместных распорядительных документах). Оно набирается прописными буквами («ПРИКАЗЫВАЮ») или же строчными вразрядку («п р и к а з ы в а ю») с новой строки. При этом запятая перед этим словом не ставится (если ее наличия не требует пунктуация констатирующей части текста), а после него следует двоеточие.

Распорядительная часть приказа состоит из нескольких пунктов. Каждый их них содержит описание какого-либо действия в рамках достижения цели документа. Действия могут иметь форму поручения с указанием конкретного исполнителя и срока исполнения.

Подчеркнем: в каждом пункте приказа должно содержаться одно задание, у которого должен быть только один исполнитель и только один срок. Если поручение дается группе работников (рабочей группе), ответственным назначается ее руководитель. Когда поручение носит регулярный характер, срок исполнения и ответственное лицо не указываются.

В последнем пункте обязательно называется должностное лицо, которому поручается контроль исполнения приказа. Если приказ касается всей организации, контроль оставляет за собой подписант - генеральный директор (см. Примеры 15 и 16).

Оформление приложений

В отличие от деловых писем, в распорядительных документах ссылку на приложение принято помещать прямо в текст документа, например:

1. Утвердить и ввести в действие с 09.01.2014 Инструкцию по делопроизводству (Приложение № 1).

Встречаются разные способы указания приложений в скобках прямо в тексте приказа, все они корректны. Просто стремясь к единообразию, лучше выбрать какой-то один вариант и придерживаться его в своих документах, закрепив, например, в Инструкции по делопроизводству:

• (приложение 1),
• (Приложение 1),
• (Приложение № 1),
• если у приказа есть только одно приложение, то после его упоминания в тексте можно написать «(прилагается)».

Что касается оформления самого приложения, то в правом верхнем углу первого листа ставится отметка «Приложение №», а далее указывается, к какому распорядительному документу оно относится. Если у приказа только одно приложение, то оно не нумеруется. Допускается набирать слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» прописными буквами, а отметку на прилагаемом документе центрировать относительно самой длинной строки (см. Пример 8).

Если же приложение утверждается распорядительным документом, то, казалось бы, можно оформить в его «шапке» и гриф утверждения, но тогда появляется бессмысленное задвоение информации об утверждающем документе. Поэтому в данных случаях избавляются от отметки с номером приложения (показанной в Примере 8) и оставляют только гриф утверждения (показан в Примере 9).

Отметка об исполнителе

Нормативные документы не требуют размещения в приказах реквизита «Отметка об исполнителе». Практика, в свою очередь, показывает, что работникам организации зачастую нужно связаться именно с исполнителем, а не с подписантом распорядительного документа. В самом деле, топ-менеджерам крупных компаний для подписания приказов (особенно однотипных) достаточно наличия всех нужных виз согласования, а в суть вопроса они могут и не вникать. Рядовым же сотрудникам может потребоваться консультация именно того коллеги, кто работал над текстом. Для совместных приказов значение отметки об исполнителе еще более возрастает. Поэтому мы считаем оправданным введение организацией в свои приказы реквизита «Отметка об исполнителе» и предлагаем располагать его в нижнем левом углу оборотной стороны документа, набирая более мелким шрифтом относительно основного. Указать достаточно инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона (для приказов по организации достаточно и внутреннего) (см. Пример 15).

Согласование приказа

Зачастую перед подписанием генеральным директором распорядительный документ проходит процедуру согласования.

В результате внешнего согласования на документе оформляют гриф согласования, а в результате внутреннего согласования у должностных лиц своей организации - визу. Виза содержит краткую должность (без указания организации), подпись с расшифровкой визирующего лица и дату (Пример 11); а гриф согласования - еще и слово «СОГЛАСОВАНО», должность в нем указывается полностью, включая наименование организации (Пример 10). Распорядительные документы обычно проходят внутреннее согласование.

Визы и грифы согласования ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует оформлять ниже подписи на лицевой стороне приказа.

Допускается оформлять визы на отдельном листе - так называемом листе согласования (его образец см. в Примерах 13 и 14).

Если же проект приказа не согласован должностным лицом, то он не оформляет визу до внесения в проект нужных ему исправлений либо оформляет ее ниже текста замечаний или фразы «Замечания прилагаются» (в последнем случае они оформляются на отдельном листе). Проект считается согласованным, когда замечаний к нему у согласующих лиц не осталось. Хотя наличие виз - это только информация/сигнал для того, кто подписывает документ. Его судьбу решает подписант (лист согласования прилагается к проекту распорядительного документа, передаваемого на подпись уполномоченному лицу).

Пример 12

Подпись

Оформление реквизита «Подпись» на распорядительных документах происходит стандартным образом. В его состав входит наименование должности подписанта, личная подпись и расшифровка, в которой первыми указываются инициалы, затем фамилия (Пример 15).

В совместных приказах подписи располагают на одном уровне. Логично выстроить подписи в том же порядке (слева направо), в каком в «шапке» приказа фигурируют стороны, его составившие (см. Пример 16). Допускается также выстраивать последовательность подписантов по алфавиту.

Регистрация приказа

После подписания приказ подлежит регистрации: документу присваивается регистрационный номер и фиксируется дата его подписания.

Дата традиционно оформляется двумя способами:

• цифровым (например, 15.11.2013) или
• словесно-цифровым (15 ноября 2013 г.).

Регистрационный номер может быть простым порядковым номером документа по журналу регистрации, а может и дополняться различными буквенными и (или) цифровыми индексами (например, номером дела по номенклатуре, индексом подразделения-автора и т.п.). Если организация предпочитает отдельно регистрировать приказы по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам (не говоря уже о приказах по личному составу, отдельная регистрация которых вменяется в обязанность), к номерам могут присоединяться соответствующие буквенные сокращения: ОД, АХ, ЛС. Индексы отделяются от порядкового номера косой чертой или дефисом.

Совместным приказам каждый автор присваивает свой номер, а дата регистрации у них, как правило, совпадает (см. Пример 16). При этом на приказе номер первого автора (он расположен выше или левее второго) указывается до косой черты, а номер второго - после.

В будущем, ссылаясь на приказ (как, впрочем, и на любой другой документ), необходимо писать: «приказ ООО «Трансформатор» от 17.01.2014 № 11», т.е. сначала воспроизводить дату регистрации и потом номер, а не наоборот. На совместный приказ ссылка будет такой: «приказ ООО «Дом мебели» и ООО «Персонал» от 20.01.2014 № 43 / 12», при этом у ООО «Дом мебели» данный документ зарегистрирован под № 43, а у ООО «Персонал» - под № 12.

Пример 15

Внутренний приказ (с визами согласования и результатами ознакомления на обороте)

Оборотная сторона внутреннего приказа

Ознакомление с приказом

Со многими распорядительными документами должны быть ознакомлены те работники, которых непосредственно касается изданный приказ. Например, если создается рабочая группа, с изданным приказом нужно ознакомить всех ее членов, а с некоторыми приказами требуется ознакомить абсолютно всех работников организации. Этого требует, в частности, Трудовой кодекс РФ: согласно ст. 22 работодатель обязан знакомить работников под личную подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.

Если ознакомить с приказом нужно всего нескольких человек, это можно сделать прямо на оригинальном экземпляре документа. Тогда при подготовке проекта на его оборотной стороне можно заранее подготовить место для ознакомления (см. Примеры 15 и 16). Если число лиц значительно, то можно составить отдельный лист ознакомления.